O fornecedor avisa que um lote de fermento saiu da fábrica com problema e pede o recolhimento. A pergunta que segue é simples e quase sempre sem resposta: para quais clientes aquele lote foi? Sem rastreabilidade, a saída é avisar todo mundo, recolher o que não precisava e explicar o que não dá para explicar. Do outro lado do balcão, o problema é parecido: a mercadoria mais nova sai primeiro e a antiga vence na prateleira.
Os números de lote e de série resolvem as duas coisas. Eles ligam cada unidade que entrou a cada unidade que saiu, e, quando o produto tem prazo, carregam também a data de validade, que o sistema usa para separar sempre o mais antigo primeiro e avisar antes de virar perda.
Lote ou número de série?
| Quando usar | Como funciona |
| Por lotes Itens iguais que chegam em levas: alimentos, insumos, tecidos, produtos químicos, medicamentos. | Um número identifica um conjunto de unidades. A quantidade em estoque é contada por lote. |
| Por números de série Itens caros ou com garantia individual: equipamentos, máquinas, eletrônicos. | Cada unidade tem um número só dela. O estoque de cada número é sempre 1. |
| Sem rastreamento O resto. | O sistema controla só a quantidade. Menos digitação no dia a dia. |
Vale escolher com critério: rastrear tudo parece mais seguro, mas obriga a informar lote em cada recebimento, cada separação e cada inventário. Rastreie o que a lei exige, o que tem validade e o que você precisaria recolher em caso de problema.
Ativando
Em Inventário › Configuração › Definições, na seção Rastreabilidade, marque Números de lote e série e, se a empresa trabalha com produtos perecíveis, também Datas de expiração. Clique em Salvar.
A rastreabilidade ligada nas Definições de Inventário · dados ilustrativos.
As duas opções à direita, Exibir números de lote e de série em recibos de entrega e Exibir datas de validade em recibos de entrega, levam essa informação para a guia que acompanha a mercadoria, o que ajuda o cliente a conferir no recebimento.
Configurando o produto
A rastreabilidade é definida produto a produto. Abra o produto, vá à aba Inventário e escolha em Rastreamento entre lotes, números de série ou nenhum.
Para produtos com prazo, marque o uso de data de validade e preencha o bloco Datas, que é onde mora a inteligência do controle:
| Campo | O que informar |
| Data de expiração | Quantos dias, depois do recebimento, o produto vence. O sistema calcula a data em cada lote novo. |
| Consumir antes da data | Quantos dias antes do vencimento o produto ainda está bom para uso, mas já deveria ter saído. |
| Data de remoção | Quantos dias antes do vencimento o item deve sair da prateleira. |
| Data de alerta | Quantos dias antes o sistema cria o aviso para a equipe agir: promoção, troca, devolução. |
Um insumo com 180 dias de validade e alerta 15 dias antes · dados ilustrativos.
No dia a dia
No recebimento, o sistema pede o lote de cada item rastreado. Informe o número que veio do fornecedor, e não um número inventado: é ele que vai casar com a nota do fornecedor se houver recolhimento. Com validade ativa, a data já vem calculada e pode ser corrigida conforme a embalagem.
Na separação, o sistema sugere o lote mais antigo ou o de vencimento mais próximo, o que faz o giro acontecer na ordem certa sem depender da memória de quem separa.
Em Inventário › Produtos › Números de lote/série ficam todos os lotes, com produto, quantidade e data de validade. Abrindo um lote, o botão de rastreabilidade mostra o caminho completo: de qual recebimento veio e para quais entregas foi. É essa tela que responde, em segundos, a pergunta do recolhimento.
O que o sistema não deixa acontecer
Não dá para validar um recebimento ou uma entrega de produto rastreado sem informar o lote, nem entregar quantidade maior do que existe naquele lote. Em número de série, o mesmo número não pode estar em dois lugares ao mesmo tempo. E o rastreamento de um produto não pode ser trocado enquanto houver saldo em estoque: zere primeiro, depois mude.
Perguntas frequentes
Posso começar a rastrear um produto que já uso há tempos?
Pode, mas o estoque existente precisa estar zerado no momento da mudança. O caminho é fazer o ajuste de inventário, mudar o rastreamento e lançar o saldo de volta já com os lotes.
O lote aparece na nota fiscal?
Aparece na guia de entrega quando a opção está marcada nas Definições. Para a informação em documento fiscal, fale com a equipe do Odoo, porque depende do que a operação exige.
E se o fornecedor não informar lote?
Crie um número próprio com um padrão claro, por exemplo a data do recebimento mais um sequencial. O importante é que o mesmo número não seja reaproveitado.
O sistema bloqueia a venda de um lote vencido?
Ele sinaliza e deixa de sugerir o lote vencido na separação, além de gerar o alerta na data configurada. A decisão de bloquear a saída fica com a operação.
Ficou com alguma dúvida? Abra um chamado na central de atendimento do Odoo ou escreva para [email protected].