A nota está pronta, os impostos conferidos, e quem fatura para na aba de transporte tentando lembrar qual transportadora atende aquele cliente. Abre a última nota, copia o nome, segue. No dia em que a memória falha, a NF-e vai sem transportadora, e quem descobre é a expedição, com a mercadoria parada na doca.
A transportadora não precisa ser digitada a cada documento. Ela é definida uma vez no cadastro do cliente e vai sendo sugerida em cada etapa da venda, do pedido até a NF-e, junto com a modalidade do frete. Em qualquer etapa dá para trocar, e a troca segue adiante.
1. Marque quem é transportadora
As transportadoras são contatos como os outros. Em Contatos, abra a empresa que faz as entregas e, na aba Vendas e Compras, marque É transportadora. Essa marcação forma a lista de transportadoras do sistema: os campos de transporte só mostram contatos marcados, e nunca um cliente com nome parecido.
2. Defina a transportadora padrão do cliente
No cadastro do cliente, na mesma aba, escolha a Transportadora padrão: a que atende aquele cliente no dia a dia. É dela que toda a sugestão começa. Um endereço filho, como uma filial, usa a transportadora da matriz quando não tem uma própria.
A transportadora padrão fica no cadastro do cliente · dados ilustrativos.
3. No pedido de venda
Ao escolher o cliente no pedido, a transportadora dele já aparece na aba Outras informações, na seção Entrega, ao lado da Modalidade do frete. Se o cliente pedir uma entrega diferente do combinado, o vendedor troca ali mesmo, e é essa escolha que segue para as próximas etapas.
A transportadora e a modalidade do frete no pedido · dados ilustrativos.
| Modalidade do frete | Quando usar |
| 0 - por conta do Remetente (CIF) | Sua empresa contrata e paga o frete. |
| 1 - por conta do Destinatário (FOB) | O cliente contrata e paga a transportadora. |
| 2 - por conta de Terceiros | Uma terceira empresa paga o frete. |
| 3 e 4 - Transporte próprio | A entrega é feita com veículo próprio, do remetente (3) ou do destinatário (4). |
| 9 - Sem ocorrência de transporte | Não há transporte, como na retirada no balcão ou na venda de serviço. |
4. Na entrega e na fatura
Quando o pedido é confirmado, a transportadora e a modalidade vão junto para a entrega. É ali que a expedição ajusta, porque quem separa a mercadoria sabe qual caminhão veio buscar, e é ali que entram os volumes: quantidade, espécie, marca, peso líquido e peso bruto.
Na fatura, a aba de transporte reúne tudo o que vai para a nota. Os dados chegam prontos da entrega concluída mais recente; sem entrega, do pedido; sem pedido, do cadastro do cliente. Vale a regra: o que estiver na fatura é o que vai para a NF-e. Por isso a aba é o último ponto de conferência antes da emissão.
Dados do embarque
Placa do veículo, UF da placa e RNTC só existem na hora do embarque. Eles são informados na aba de transporte do documento eletrônico, antes de transmitir.
Perguntas frequentes
O cliente retira a mercadoria. Preciso de transportadora?
Não. Use a modalidade 9 - Sem ocorrência de transporte e deixe a transportadora em branco.
Troquei a transportadora na entrega. A fatura pega a nova?
Sim. A fatura usa a transportadora da entrega concluída mais recente.
E o valor do frete cobrado do cliente?
O valor entra no pedido pelo método de entrega. Veja Métodos de entrega e cobrança de frete.
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