O modelo é o texto do contrato com lacunas. Em vez de "a empresa X, CNPJ Y", você escreve {{cliente.razao_social}} e {{cliente.cpf_cnpj}}, e o sistema preenche com os dados do cliente de cada pedido. Assim o texto jurídico é revisado uma vez só, e nenhum contrato sai com dado copiado de outro cliente.
Os modelos ficam em Contratos › Modelos. Cada um tem um cabeçalho com os dados do documento e do prazo de assinatura e quatro abas: Cláusulas, Signatários, Campos disponíveis e Observações.
Dados do documento e prazo de assinatura
O Título do documento é o que aparece no topo da minuta. Código, revisão e data da revisão são impressos no canto do PDF, para quem controla documentos por versão; deixe o código em branco para não imprimir. Na parte de assinatura, Dias para assinar define quanto tempo os signatários têm depois do envio (o link expira depois disso) e Lembrete a cada (dias) define de quantos em quantos dias quem não assinou recebe um lembrete; 0 desliga os lembretes.
Modelo aprovado: dados do documento, prazo de assinatura e a lista de cláusulas em ordem · dados ilustrativos.
Cláusulas
Cada linha da aba Cláusulas é uma cláusula, na ordem em que vai aparecer no contrato. Arraste pela alça à esquerda para reordenar. Clicando na linha você edita o título e o texto, com os campos entre chaves duplas. A opção Começar em nova página força a quebra de página antes da cláusula, útil para anexos e para o quadro de assinaturas.
Cláusula de preço: o total, o valor por extenso, a condição de pagamento e a tabela de parcelas vêm do pedido · dados ilustrativos.
Campos disponíveis
A aba Campos disponíveis lista todos os campos que podem ser usados no texto, com a descrição de cada um. Se um campo for digitado errado, a pré-visualização do contrato mostra o trecho em vermelho, antes de qualquer envio.
Campos disponíveis: copie o código e cole no texto da cláusula · dados ilustrativos.
| Grupo | Exemplos | De onde vem |
| Empresa | {{empresa.razao_social}}, {{empresa.cpf_cnpj}}, {{empresa.endereco}} | Cadastro da sua empresa |
| Cliente | {{cliente.nome}}, {{cliente.cpf_cnpj}}, {{cliente.email}} | Cliente do pedido de venda |
| Pedido | {{pedido.numero}}, {{pedido.total}}, {{pedido.total_extenso}}, {{pedido.condicao_pagamento}} | Pedido de venda |
| Tabelas do pedido | {{pedido.itens}}, {{pedido.parcelas}}, {{pedido.totais}} | Linhas e parcelas do pedido, montadas como tabela |
| Contrato | {{contrato.numero}}, {{contrato.data_extenso}}, {{contrato.validade}} | O próprio contrato |
| Assinatura | {{assinatura.contratante}}, {{assinatura.testemunha_1}} | Lugar onde a assinatura de cada função entra no PDF |
Signatários
Na aba Signatários você diz quem assina os contratos feitos com o modelo, uma linha por função. A pessoa pode vir do pedido (o cliente ou o vendedor) ou ser uma pessoa fixa, como a diretora que assina pela empresa e as testemunhas. A pessoa fixa pode ser trocada em cada contrato antes do envio.
Signatários do modelo sugerido: o cliente do pedido como Contratante, a representante da empresa e duas testemunhas fixas · dados ilustrativos.
Para cada função com signatário, o texto precisa ter o lugar da assinatura: {{assinatura.<código da função>}}. No modelo sugerido, a última cláusula traz um quadro com os quatro lugares. O envio confere isso e avisa se faltar algum.
Rascunho e aprovado
Modelo novo nasce em Rascunho e só aparece no pedido de venda depois de Aprovado. Aprovado, ele fica somente leitura; para mudar o texto, clique em Voltar para rascunho, ajuste e aprove de novo. Contratos já criados guardam o texto da época e não mudam quando o modelo muda. Modelo que não se usa mais pode ser arquivado. Criar, editar e aprovar modelos é tarefa do administrador do app; os demais usuários só consultam.
O que o sistema não deixa acontecer
Pedido de venda escolher modelo que ainda está em rascunho.
Enviar para assinatura um contrato com campo que não existe no texto ou sem o lugar de assinatura de algum signatário.
Enviar para um signatário sem e-mail cadastrado.
Dúvidas de uso: abra um chamado na Central de Ajuda. Para ativar o recurso no seu ambiente, fale com o comercial pelo [email protected].