A cotação foi enviada pelo sistema e o cliente responde que não recebeu nada. O e-mail saiu do remetente errado, caiu na caixa de spam, ou voltou. Do outro lado, o cliente respondeu a uma cotação e a resposta sumiu: ninguém viu, porque ela chegou numa caixa de entrada que ninguém acompanha e não voltou para o pedido.
Quem resolve isso são os servidores de e-mail. O servidor de saída é por onde o sistema envia; o de entrada é de onde o sistema busca as respostas para devolvê-las ao documento certo. E o domínio do alias é o que faz "[email protected]" virar uma mensagem dentro do pedido, do chamado ou do lead.
Ligando a configuração
Acesse Definições › Configurações gerais e vá até a seção E-mails. Marque Usar servidores de e-mail personalizados e clique em Salvar: os atalhos para os servidores de envio e de recebimento aparecem logo abaixo.
Ao lado, o campo Domínio do alias guarda o domínio que a empresa usa nos e-mails, sem o "@". É ele que monta os endereços automáticos do sistema.
A seção de e-mails nas Configurações gerais · dados ilustrativos.
Servidor de envio
Em Servidores de envio de e-mail, clique em Novo. Os dados vêm do provedor de e-mail da empresa, o mesmo que você usaria para configurar um programa de e-mail no computador.
| Campo | O que informar |
| Nome | Um nome que identifique o servidor para a sua equipe. |
| Filtro DE | O domínio (ou o endereço) que esse servidor tem permissão de usar como remetente. Com ele preenchido, o sistema escolhe o servidor certo para cada e-mail. |
| Prioridade | Quando há mais de um servidor, o de número menor é tentado primeiro. |
| Autenticar com | Normalmente Nome do usuário, com usuário e senha do provedor. As opções OAuth do Gmail e do Outlook servem para contas dessas plataformas. |
| Criptografia, Servidor e Porta SMTP | Os dados técnicos do provedor. O par mais comum é TLS (STARTTLS) na porta 587. |
Um servidor de envio configurado com usuário e senha · dados ilustrativos.
Terminado o cadastro, use o botão Testar conexão. Ele conversa com o provedor na hora e mostra o erro exato quando algo está errado, o que evita descobrir o problema só quando um cliente reclamar.
Servidor de recebimento
O servidor de recebimento é o caminho de volta. Em Servidores de recebimento de e-mails, você informa o servidor IMAP ou POP da caixa que recebe as respostas, com usuário e senha. O sistema busca as mensagens de tempos em tempos e liga cada resposta ao documento de origem, pelo endereço de retorno que ele mesmo colocou no e-mail enviado.
É por isso que uma resposta do cliente a uma cotação aparece no histórico do pedido, e não na caixa pessoal de quem enviou.
Domínio do alias
O domínio do alias é o que permite endereços próprios de cada canal: um endereço para as vendas, outro para o suporte, outro para o recrutamento. Cada aplicativo tem o seu alias, e o sistema monta o endereço juntando o alias ao domínio configurado.
Junto do domínio ficam dois endereços de serviço: o de devolução (bounce), que recebe os avisos de e-mail que não chegou, e o catchall, que recolhe as respostas a mensagens automáticas. Não precisam ser caixas que alguém lê, mas precisam existir no seu provedor.
O que faz o e-mail cair em spam
Enviar com um remetente de um domínio que o servidor não tem autorização para usar é o erro mais comum. Além do Filtro DE bem preenchido, o domínio da empresa precisa de registros SPF e DKIM apontando para quem envia. Essa parte é feita junto com quem cuida do domínio; a equipe do Odoo orienta o que precisa ser publicado.
Perguntas frequentes
Preciso de um servidor de envio próprio?
Nem sempre. Sem servidor personalizado, o sistema usa o envio padrão do ambiente. Com servidor próprio, os e-mails saem com o domínio da sua empresa, o que ajuda na entrega e na confiança do cliente.
Posso ter um servidor para cada empresa do grupo?
Pode. Crie um servidor para cada domínio e use o Filtro DE para dizer qual atende a qual.
O teste de conexão passou, mas o cliente não recebeu.
Confira a caixa de spam do destinatário e os registros SPF e DKIM do domínio. Em Definições › Técnico › E-mails dá para ver a situação de cada mensagem enviada e o motivo de uma falha.
A senha do e-mail fica visível para outros usuários?
Não. O campo de senha não é exibido depois de salvo, e só usuários com direitos de administração acessam a tela de servidores.
Ficou com alguma dúvida? Abra um chamado na central de atendimento do Odoo ou escreva para [email protected].