A empresa vai começar a usar o sistema e tem oitocentos clientes numa planilha. Ou o contador pediu a relação de faturas do trimestre em Excel. Ou ainda: a tabela de preços do fornecedor chegou com trezentos itens e alguém teria que digitar um por um. Em todos esses casos, digitar à mão custa dias de trabalho e traz erro de digitação junto.
O sistema importa e exporta dados de qualquer tela de lista. A importação lê um arquivo Excel ou CSV e cria (ou atualiza) os registros; a exportação gera uma planilha com os campos que você escolher. São duas telas simples, e a lógica é a mesma para clientes, produtos, contas a pagar ou o que for.
Importando um arquivo
Abra a lista para onde os dados vão. No exemplo, Contatos. Clique na engrenagem ao lado do nome da tela e escolha Importar registros. A tela pede o arquivo; o botão Importar Template para Contatos baixa um modelo já com as colunas certas, o que economiza tempo na primeira vez.
Depois de carregar o arquivo, o sistema mostra cada coluna do arquivo ao lado do campo do Odoo correspondente. Ele acerta a maioria sozinho pelo nome da coluna; o que ficar em aberto aparece destacado e você escolhe o campo na lista.
As colunas da planilha associadas aos campos do sistema · dados ilustrativos.
À esquerda ficam as opções de formatação, que resolvem os problemas mais comuns de planilha: codificação (use utf-8 para acentos), separador de colunas, delimitador de texto e o formato de data. Vale conferir esses campos sempre que a prévia mostrar acentos estranhos ou datas trocadas.
Use primeiro o botão Teste. Ele percorre o arquivo inteiro sem gravar nada e aponta as linhas com problema. Só depois clique em Importar.
Exportando registros
Na lista, marque as linhas que quer levar (ou marque a caixa do cabeçalho para selecionar tudo), clique em Ações e escolha Exportar.
A escolha dos campos na exportação · dados ilustrativos.
À esquerda estão todos os campos disponíveis, com busca; à direita, os que vão para a planilha, na ordem em que você arrastar. Escolha XLSX para abrir no Excel e CSV quando outro sistema for ler o arquivo. Se você repete a mesma exportação todo mês, salve a seleção no campo Modelo e ela fica disponível na próxima vez.
A caixa Quero atualizar os dados muda o objetivo da exportação: além dos campos, o arquivo leva o identificador interno de cada registro. Com ele, você corrige os dados na planilha e importa de volta, e o sistema atualiza os registros existentes em vez de criar cópias.
Atualizar em vez de duplicar
Esse par exportar-corrigir-importar é a forma mais segura de fazer correções em massa: mudar o prazo de pagamento de um grupo de clientes, ajustar preços de uma linha de produtos, padronizar cidades escritas de jeitos diferentes. O segredo é manter a coluna do identificador externo intacta na planilha; é por ela que o sistema reconhece o registro.
Antes de importar de verdade
Rode o Teste, comece por um arquivo pequeno com cinco linhas e confira o resultado na tela. Importações grandes feitas de primeira, sem teste, costumam terminar em centenas de registros para apagar. E lembre que o sistema não desfaz uma importação: o que entrou, entrou.
Perguntas frequentes
Quais formatos de arquivo o sistema aceita?
Excel (.xlsx) e CSV. O Excel costuma dar menos trabalho, porque não depende de separador nem de codificação.
Os acentos vieram trocados. O que houve?
É a codificação do arquivo. Troque para utf-8 na coluna da esquerda, ou salve a planilha de novo como "CSV UTF-8".
Como importo um campo que aponta para outro cadastro, como o vendedor?
Escreva na planilha exatamente o nome que existe no sistema. Se não existir, o sistema avisa no teste e você decide entre corrigir a planilha ou criar o cadastro antes.
Dá para exportar tudo de uma vez?
Dá. Marque a caixa do cabeçalho da lista e depois a opção de selecionar todos os registros do filtro, não só os da página.
Ficou com alguma dúvida? Abra um chamado na central de atendimento do Odoo ou escreva para [email protected].