O fornecedor mandou a nota das 300 camisetas verde-musgo. No recebimento, a conferência contou 180; o resto vem na semana que vem. Se o financeiro lançar a nota como veio, a empresa paga agora por 120 peças que ainda não estão no depósito, e ninguém lembra de cobrar se a segunda remessa não chegar.
O controle de faturas amarra o lançamento da fatura do fornecedor ao que de fato foi pedido ou recebido. O sistema sabe, linha a linha, quanto foi recebido e quanto já foi faturado, e a fatura só traz o que pode ser cobrado.
A política de controle
A regra fica no produto, na aba Compras, seção Faturas de fornecedor, campo Política de controle:
| Política | O que pode ser faturado | Quando usar |
| Em quantidades solicitadas | Tudo o que foi pedido, a partir da confirmação do pedido. | Serviços, pagamentos antecipados, fornecedores que faturam antes de entregar. |
| Em quantidades recebidas | Só o que já entrou no estoque, conforme os recebimentos validados. | Mercadorias em geral, principalmente com entregas parciais. |
A política de controle na aba Compras do produto · dados ilustrativos.
A política pode ser definida de uma vez para vários produtos, selecionando-os na lista e editando o campo em massa.
Acompanhando no pedido de compra
Nas linhas do pedido, as colunas Recebido e Faturado mostram a situação de cada produto. O campo Status do faturamento resume o pedido inteiro: Nada para faturar, Faturas em espera (há algo recebido ou pedido que ainda não foi faturado) ou Totalmente faturado.
Das 300 peças verde-musgo pedidas, 180 foram recebidas e só elas foram faturadas · dados ilustrativos.
No exemplo, o status é Totalmente faturado mesmo com 120 peças pendentes: tudo o que chegou já foi faturado, e não há nada a cobrar até a próxima remessa. Quando ela for recebida, o status volta para Faturas em espera.
Lançando a fatura
Em Faturamento › Fornecedores › Contas, crie a fatura do fornecedor e, no campo Preenchimento automático, escolha o pedido de compra. O sistema traz as linhas com as quantidades que podem ser faturadas segundo a política de cada produto. Também é possível abrir as faturas já lançadas pelo botão Faturas de fornecedor, no topo do pedido.
A fatura traz 180 peças do produto recebido parcialmente, não 300 · dados ilustrativos.
Se a nota do fornecedor vier com uma quantidade maior do que a recebida, a diferença aparece na hora da conferência: a linha preenchida pelo sistema mostra o que foi recebido, e quem lança decide se corrige a nota com o fornecedor ou aguarda o restante da mercadoria.
O que o sistema não faz sozinho
A política orienta o preenchimento, mas a fatura em rascunho pode ser editada: o sistema não impede que alguém digite uma quantidade maior. O controle depende de lançar a fatura a partir do pedido e conferir antes de confirmar. Mudar a política de um produto vale para os próximos cálculos, inclusive de pedidos em aberto.
Perguntas frequentes
Qual política usar como padrão?
Para mercadorias, em quantidades recebidas. Em quantidades solicitadas faz mais sentido para serviços e para fornecedores que exigem pagamento antes da entrega.
E se o fornecedor faturar antes de eu receber?
Com a política de quantidades recebidas, a fatura preenchida a partir do pedido vem sem as linhas ainda não recebidas. Lance a fatura depois do recebimento, ou mude a política daquele produto se esse for o combinado com o fornecedor.
Funciona com devolução ao fornecedor?
Sim. Uma devolução validada reduz a quantidade recebida, e o pedido passa a indicar que há valor a ser estornado com uma nota de crédito do fornecedor.
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